Rapport du Chantier de travail

Date et heure: 11 janvier 2016 20:42

Hélène Laflamme

Chantiers de travail              1)  Doter le club de golf d’un classement au secrétariat.

                                                  2)  Procéder à la vérification des documents et l’archivage de ceux-ci.

                                               3)  Réviser, développer et superviser 

     a)  Politique d’accueil et un code d’éthique du golfeur

                               En ajout =   b)  Politique de confidentialité

                                                     c)  Politique de harcèlement

 

Classement secrétariat

On a mis en place le système de classement appelé GCU (Guide de classification uniforme)

Tous les documents ont été traités et répartis en 8 familles et par la suite en sous-famille.  Avantage de ce système, il est : répandu, numérique et logique.  Système facilitateur pour quelqu’un qui a à chercher un document dans le classeur.

Nous avons travaillé 3 mois (janvier, février et mars) à raison de 2 à 3 jours semaine afin de mettre en place ce système. Reste maintenant à le bonifier.

Remerciements à Mme Sylvie Laflamme pour ses très nombreuses heures de bénévolat.

Dernière intervention : La réorganisation physique du secrétariat. Dans le but d’offrir un meilleur service à la clientèle, nous avons déplacé et réorganisé le bureau de la secrétaire à l’intérieur de la boutique.

 

Classement et archivage

Depuis la création du club de golf, tous les procès-verbaux étaient rangés dans des cahiers à anneaux et remisés dans une armoire. Afin de récupérer l’espace, nous en avons profité pour vérifier et remiser tous les documents accumulés.

 

Politique d’accueil et code d’éthique

Tous nos politiques d’accueil ont été revues et corrigées et si nécessaire, crées.

Cette partie du travail s’est faite en étroite collaboration avec le Directeur Général.  Nous avons fondu nos réflexions afin d’élaborer un document répondant à nos attentes.

Code d’éthique

Mise à jour de notre code d’éthique.  Ratification des mesures désuètes, mise à jour de la partie à conserver et création des  nouvelles mesures.

Phase finale, création d’un comité de révision.  Merci à Mesdames Francine Pagé, Christiane Laroche, Gaétane Leclerc et Claudette Jomphe ainsi que Messieurs Conrad Dussault et Lionel Roy.  Ce comité était à pied d’œuvre à la mi-mars afin de valider la pertinence du nouveau code.

Dernière retouche : comité de correction.  Merci à Francine et Christiane de leur investissement.

 

Politique de confidentialité

 Se donner les outils nécessaires à la protection de la confidentialité de données personnelles que nous cumulons.

Politique de harcèlement

Se donner les outils nécessaires afin de faciliter l’intervention de la personne responsable en cas d’ultime besoin.

Autre responsabilité

Assistance au chantier mise en valeur du chalet :

Dossier à bonifier pour 2016